ProActivate

Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 20 oktober 2025

1. Wie zijn wij (verwerkingsverantwoordelijke)

Deze privacyverklaring is van ProActivate B.V., ingeschreven bij de KvK onder nummer 95706615. Vragen of verzoeken? Gebruik ons contactformulier op onze website: https://proactivate.nl .

2. Toepasselijkheid

Deze verklaring geldt voor iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken, waaronder websitebezoekers, (potentiële) klanten, leveranciers/partners én sollicitanten. Er is géén aparte privacyverklaring voor werving & selectie: dit document is volledig en integraal.

3. Media

Afhankelijk van je relatie met ons en je interacties met ProActivate verwerken we mogelijk:

  • Contact- en bedrijfsgegevens: naam, functie, bedrijf, adres, e-mail, telefoon.
  • Websitegegevens: IP-adres, apparaat-/browserinfo, bezochte pagina’s, sessie- en klikdata; verzameld via cookies/vergelijkbare technieken (zie 8).
  • Formuliergegevens: inhoud van het bericht en eventuele bijlagen die je invult/uploadt.
  • Account/reacties op de site: gebruikersnaam, profielfoto (bijv. via Gravatar), tijdstempels.
  • Nieuwsbriefgegevens (indien je je inschrijft): naam, e-mail, voorkeuren en open/klikgedrag van mailings.
  • Klant- en facturatiegegevens: offerte/contractgegevens, bestel- en factuurdata, betaalstatus.
  • Sollicitatiegegevens (indien je solliciteert): CV, motivatie, opleidings- en loopbaangegevens, beschikbaarheid, salarisindicatie, notities uit gesprekken/assessments, referenties (alleen na jouw toestemming), en alleen indien strikt vereist screeningsgegevens/VOG (wij verwerken dan het feit dát een VOG is overgelegd, geen volledige inhoud).

Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens, tenzij dit wettelijk noodzakelijk is (bijv. VOG voor specifieke functies). Wij richten ons niet specifiek op minderjarigen.

4. Doeleinden en rechtsgronden

We verwerken persoonsgegevens uitsluitend met een geldige basis (art. 6 AVG):

  • Contact & support: beantwoording van vragen en informatieverzoeken. Grondslag: gerechtvaardigd belang of (pre)contractueel.
  • Websitefunctionaliteit & beveiliging (o.a. reacties, inloggen, spamdetectie): website veilig en bruikbaar houden. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
  • Analytics & verbetering: inzicht in gebruik van onze site om deze te verbeteren. Grondslag: toestemming voor niet-essentiële cookies; gerechtvaardigd belang voor strikt noodzakelijke metingen.
  • Nieuwsbrief/marketing (indien van toepassing): updates over nieuws, artikelen, diensten en events. Grondslag: toestemming (opt-in) of gerechtvaardigd belang voor bestaande klanten (art. 11.7 Tw).
  • Offertes, uitvoering en facturatie: leveren van diensten/producten en financiële afhandeling. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst; wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht).
  • Werving & selectie: beoordelen geschiktheid, voeren van de procedure, contact houden over (toekomstige) functies. Grondslag: (pre)contractueel, gerechtvaardigd belang; toestemming voor het bewaren in een talentpool en voor het benaderen van referenties; wettelijke verplichting waar van toepassing (bijv. VOG-eis).
  • AI-/ML-ondersteuning: analyseren en prioriteren van signalen/communicatie, verbeteren van servicekwaliteit en beveiliging, en (indien van toepassing) personaliseren van content/marketing. Grondslag: gerechtvaardigd belang (doelmatige en veilige bedrijfsvoering, relevante communicatie) en voor niet-essentiële personalisatie/marketing toestemming.
  • Naleving wet- en regelgeving & geschilbeslechting. Grondslag: wettelijke verplichting / gerechtvaardigd belang.

Je kunt gegeven toestemming altijd intrekken. Bij verwerking op gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken (zie 10).

5. Bewaartermijnen

We bewaren niet langer dan noodzakelijk of wettelijk verplicht:

  • Contactverzoeken: max. 12 maanden na afhandeling (tenzij een klantrelatie ontstaat).
  • Nieuwsbrieven: tot uitschrijving; bewaarlogs van (af)melding kunnen langer nodig zijn als bewijs.
  • Analytics/cookies: volgens looptijd van cookie/leverancier (zie 8).
  • Contract- en factuurgegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
  • Reacties/accounts op de site: zolang gepubliceerd/actief of totdat je verwijdering vraagt (tenzij wet verplicht tot langer).
  • Sollicitatiegegevens: standaard 1 jaar na afronding procedure. Met jouw toestemming bewaren we gegevens in onze talentpool; je kunt die toestemming eerder intrekken. Documentatie over een eventueel VOG bewaren we niet langer dan strikt noodzakelijk.

6. Met wie delen wij gegevens?

We verkopen je gegevens niet. We delen ze alleen:

  • met onze dienstverleners (verwerkers) die namens ons diensten leveren (hosting, e-mail, CRM, nieuwsbriefsoftware, analytics, security/anti-spam, website-ontwikkeling). Met deze partijen sluiten we verwerkersovereenkomsten.
  • met assessment- of screeningsbureaus in het kader van werving & selectie (alleen waar nodig en met passende waarborgen).
  • waar dit wettelijk vereist is (bijv. toezichthouders) of noodzakelijk om onze rechten te beschermen.

7. Doorgifte buiten de EER

Indien gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen we voor passende waarborgen (bijv. EU-modelcontracten/Standard Contractual Clauses, aanvullende maatregelen waar nodig). Details kun je bij ons opvragen.

8. Cookies en vergelijkbare technieken

Wij gebruiken cookies om onze site te laten werken en te verbeteren.

  • Functionele/essentiële cookies: noodzakelijk voor de website (bijv. login, voorkeuren, beveiliging).
  • Analytische cookies: helpen ons de website te verbeteren. Voor anonieme statistiek meten kan dit zonder toestemming; voor uitgebreidere metingen vragen we toestemming.
  • Marketing/overig (indien gebruikt): alleen na toestemming.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, afgestemd op risico’s, waaronder o.a.: versleuteling (TLS), toegangsbeheer, geheimhouding, logging/monitoring, back-ups en periodieke updates. Heb je toch een beveiligingskwetsbaarheid gevonden? Meld dit via ons contact formulier.

10. Jouw privacyrechten

Op grond van de AVG heb je het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar (tegen verwerking op gerechtvaardigd belang of tegen direct marketing).

  • Verzoeken kun je richten aan via het contactformulier. We reageren binnen 1 maand.
  • Bij twijfel vragen we aanvullende identificatie.
  • Je kunt altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Geautomatiseerde besluitvorming / profilering

Wij zetten machine learning en andere AI-techniek in om onze medewerkers te ondersteunen bij analyses en besluitvorming. Er vindt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming plaats die rechtsgevolgen heeft of jou anderszins in aanmerkelijke mate treft (art. 22 AVG). Er is altijd een menselijke beoordeling voordat wij besluiten met wezenlijke gevolgen nemen. Als dit verandert, informeren wij je vooraf in een bijgewerkte versie van deze verklaring.

12. Derdencontent en links

Ingesloten content (bijv. video’s, social posts) kan zich gedragen alsof je die externe site bezoekt. Die partijen kunnen zelf gegevens verzamelen; raadpleeg hun privacystatements.

13. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen bij wijzigingen in onze diensten of regelgeving. Controleer daarom regelmatig de “Laatst bijgewerkt”-datum bovenaan. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we je actief waar passend.